• juni 7, 2019

De Moderne Werkplek in de praktijk

De Moderne Werkplek in de praktijk

De Moderne Werkplek in de praktijk 1024 678 Roderick Derks
Estimated reading time: 4 minutes

De eindgebruikerswerkplek. Mijn schouders gingen al hangen bij alleen al de gedachte aan dat ik iets moest doen met de werkplek. Je wist van tevoren al dat heel veel gedoe je te wachten stond en je nooit tot een cool en gaaf product zou komen. Maar tijden zijn veranderd.

De technologie is sinds een jaar of twee eindelijk zover dat het leuk is om met de werkplek bezig te zijn. Wat is er dan anders? De wereldwijde beweging naar Web-Apps en Mobile-Apps, de toegang tot apps met één account, Cloud oplossingen die het mogelijk maken overal te werken, Windows 10, API’s, supermooie en snelle laptops. Het is een te gek speelveld in een enorme ontwikkeling met heel veel moois waar je mensen blij mee kunt maken.

Is de overgang van een traditionele- naar een nieuwe omgeving makkelijk? Nee, helaas niet. Er zijn een aantal hobbels die genomen moeten worden.

Een voorbeeld van een lastige drempel is de sterke verweving van de fileserver met de organisatiestructuur en de werkprocessen, tesamen met de vervuiling van toegangsrechten en de enorme hoeveelheid (ongebruikte) data. De fileserver is in 15 jaar tijd een waanzinnig blok aan het been geworden. Dat vond ik altijd al, maar nu is het goed zichtbaar voor meer mensen.

Daar waar managers nog al eens bang zijn voor een cloud-vendor-lockin wijs ik meestal op de on-premises fileserver. Vendor lock-in is pas een probleem wanneer technologie waar je afhankelijk van bent duurder wordt, maar stagneert in waarde… zoals de Fileserver.

De bedrijfsspecifieke traditioneel gebouwde applicatie is de andere grote uitdaging; probeer deze maar eens op een Bring Your Own Device aan te bieden. Een tijdelijke oplossing hiervoor is het aanbieden van deze oude apps in Citrix of VDI-omgeving via de browser op de BYOD laptop. Kost je meer geld maar je kunt zo wel vooruit met je moderne werkplekconcept – waarbij ik denk dat wachten met moderniseren je uiteindelijk meer (geld) gaat kosten.

Wat zijn nieuwe bijkomende uitdagingen van het moderne werkplekconcept?

  1. Een goede internetverbinding is cruciaal:
    De data staat meer en meer op verschillende plekken in diverse SaaS (cloud) oplossingen. Ook is het nu de tijd om op een veilige en relatief eenvoudige wijze interne apps via internet te ontsluiten, waarmee internet een essentieel onderdeel van de werkplek is; voldoende bandbreedte en betrouwbaarheid zijn belangrijke sleutels tot succes.
  2. Beveiliging van data is anders
    Data staat tegenwoordig overal: op laptops en mobiele telefoons, in e-mails, in SaaS oplossingen, in eigen applicaties in diverse clouds. Er zijn nieuwe tools en strategiën om belangrijke data te beschermen. De moderne werkplek vraagt om aangepaste beveiligingsmethodes.
  3. Adoptie van nieuwe technologie en aanpassen werkprocessen
    Het overstappen van werken met fileservers naar oplossingen als Office 365, Microsoft Teams, Onedrive, Sharepoint en andere cloudoplossingen vraagt om een serieus adoptieprogramma. Als je dat niet doet, dan is mijn ervaring dat je er nog veel meer problemen bij krijgt.

Hoe pak je dit aan? Stap voor stap!

  1. Formuleer waar je naar toe wil en zorg voor commitment vanuit het Bestuur;
  2. Formuleer een aantal drivers op basis waarvan je zaken wil uitvoeren zodat je brede commitment en funding kunt realiseren. Voorbeelden: User Happiness (aantrekkelijk blijven als werkgever), Compliancy, Innovatie, TCO-reductie;
  3. Zorg voor een producteigenaar (Workspace Product Owner) die het hele speelveld kan aansturen: end-point-device, adoptie, Office 365, applicaties, netwerk voorzieningen, security, architectuurprincipes waarborgen, kostprijs, marketing & communicatie;
  4. Agile aanpak: de technologie verandert te snel om projectmatig (Prince2) te werken, en zowel gebruikers als organisatie kunnen een te grote en snelle verandering als deze niet in één keer aan;
  5. Agile Team(s) omvat(ten) de benodigde specialisten: W10, SCCM en Intune, Mobile, Security, Applicatie Packagers, Adoptiespecialisten, Architecten, Scrum Master en Product Owner (die werkt in opdracht van de Producteigenaar).

Deze zienswijze vraagt vaak een andere manier van denken en aanpakken dan organisaties gewend zijn. Al jarenlang is vanuit vastgelegde processen en een bepaalde mindset gewerkt en die past niet altijd. Om actieve inertia te voorkomen kan het verstandig zijn je te laten helpen door mensen die goed zijn in het introduceren en realiseren van de moderne werkplek. Dat gaat uiteindelijk tijd en geld schelen en levert blije gebruikers op.

Voor klanten van Simac heb ik in 2016 een moderne workspace ontworpen. DELA is één van de afnemers waarbij de migratie is gestart in 2017 met de overstap van de mail naar Office 365.

Aan het einde van 2019 stopt voor DELA de support op de infrastructuur van de huidige werkplekken (RD: VDI-omgeving). Voor die tijd moeten de huidige werkplekken gemigreerd worden. “Daar gaat voor onze Tribe de komende maanden veel tijd en energie in zitten”, zegt Rinze van Oorschot, manager IT bij coöperatie DELA. De migratie is tegelijk aanleiding om de werkplekken te differentiëren en kostenbesparingen mee te nemen.

Bron: blog van Salves, partner DELA voor het leveren van Test-specialisten

Het kost veel tijd, geld en energie om daar te geraken waar je wil zijn. Moet je het dan wel doen? Ja! De schade als je het niet doet zal – naar mate de tijd voortschrijdt – groter en groter worden. Niet alleen op het gebeid van de technologische schuld die je opbouwt, maar met name op het gebied van efficientie en het aantrekkelijk zijn als werkgever voor creatieve mensen.

Hoe kan IT impact hebben? Door een super mooie werkplek te ontwikkelen voor al je mensen in de organisatie.

Leave a Reply